定义:
负责计划: 学校根据问责计划报销差旅费, 由美国国税局定义为满足以下四个要求的计划: - 费用必须与业务有关，而且必须合理
- 所有费用都有合理的计算方法
- 所有超额补偿1 必须在合理的时间内偿还吗
- 该计划不能显示出滥用或例外的模式
国外旅行: 目的地在美国大陆以外的旅行.
基金签署者: 被授权批准大学基金支出的人，并在应付帐款中存档签名卡. 请参阅 OU美联社&p# 200授权签字人 了解更多信息.
杂费: 杂项差旅费由GSA每日膳食和杂费支付, 其中包括: - 行李处理和酒店小费
- 往返用餐地点的交通工具
- 在旅行期间提交旅行收据和费用报告所产生的费用
这些费用包含在每日餐费和杂费中，不会单独报销.
美国国税局: 负责征收税收以及解释和执行美国国内税收法的美国政府机构.
每日餐费和杂费(M&IE): M .每日免税额&IE由GSA在每个日期和每个地点确定. 每日费用只包括餐费和杂费，其中包括税金和小费. 大学不支付每日住宿费，也不根据GSA住宿费限制报销. 每日收费: 在联邦政府内部计算每日旅费费率是三个组织的共同责任: - 总务管理局(GSA) 规定了美国大陆的利率.S. GSA更新美国大陆.S. 每年一次，或根据需要. 通常，税率会在新财政年度开始时更新.
- 美国国务院(DOS) 订明外国海外地点的收费标准，并在每月初更新这些收费标准.
http://aoprals.状态.gov / web920 / per_diem.您必须将此网址复制到您的浏览器搜索行，等待DoS网站更正
- 国防旅行管理处 订明海外非外国地区的差饷(例如.g.阿拉斯加、夏威夷、关岛、波多黎各等.)每年至少一次. 国防委员会增加了国防部独特的脚注, 国防部的安装, 以及按民政事务处公布的膳食比率计算的膳食比率, GSA和DTMO.
合理期限: 遵守美国国税局对责任计划的要求, 费用必须在“事件”发生后的“合理期限”内入账。, 美国国税局确定从旅行返回后的60(60)个日历天.
差旅开支摘要: 创建完整差旅费用核算的电子表格和支持文件.
旅游推进: 仅为团队或国外旅行期间发生的费用预先提供资金.
旅客: 出差处理大学事务的人.
责任
这些政策对于遵守联邦和州税法以及第三方赞助机构法规是必要的. 它们旨在确保整个大学各部门的一致和公平待遇，并统一报告财务结果. 在一般情况下, 旅行费用应根据所涉目的的合理和适当来决定. 大学尊重每个旅行者的个人诚信和自由裁量权. 然而，作为日常处理的一部分，学校对费用账户进行监控. 以下资料概述了过程中涉及的各方的责任:
| 责任 | 行动 | | 旅行者 | 提交旅行费用汇总(TES)的旅行者负责: - 核实所有发生的费用或要求报销的费用都是在进行大学业务时发生的有效费用，并符合适当的大学政策.
- 了解缺乏所需文件和/或业务目的的请求将受到质疑并可能不予报销.
- 通过以前的费用报告证明以前没有支付过报销费用, 旅行之前, P-card, 付款凭证或其他预付款流程, 或者由外部机构或其他第三方提供.
根据部门程序，填写并提交工商业污水附加费表予其主管或部门审批，以便在旅行结束后60(60)个日历日内获得批准并提交给行政审批委员会. - 保留责任，确保所有费用符合大学政策，即使员工可能委托准备报销申请的责任(TES).
| | 授权人/审批人 | 被授权批准他人差旅支出的个人将执行此政策，并负责: - 证明旅行目的有效且与学校业务直接相关
- 证明申请报销的费用以前没有通过以前的费用报告支付过, 旅行之前, P-card, 付款凭证或其他预付款流程, 或者由外部机构或其他第三方在他们所知的范围内.
- 对于与商务旅行性质有关的似乎过高或不寻常的费用，要求提供进一步的文件或解释. 这些开支的解释必须包括在工商业附加费表内.
- 及时就工商业污水附加费审批申请采取行动.
- 了解应付帐款可能会提供工商业附加费的发还检讨, 支出是否适当的主要责任在于差旅人员和批准方.
| | 会计/应付账款 | 应付帐款部负责在处理报销前审核差旅费用汇总, 审核费用是否合理，并符合以下标准: - 旅行费用摘要中的信息由随附文件提供支持, 既完整又符合大学政策.
- 费用符合大学政策和美国国税局规定的要求.
- 费用已由适当的授权人审查和批准.
|
旅行者和授权人应注意，内部审计办公室定期检查旅行交易是否符合大学政策. |
程序:
一般要求
资格
大学给教员报销, 工作人员, 和其他合理和必要的费用，与批准的旅行有关的代表大学. 配偶和其他非商务客人的旅行费用将不由大学支付.
只有在没有报销的情况下，才允许大学报销, 也不会是, 从任何其他来源支付. 所有必要的、合理的差旅费用，只要有书面证明的业务目的，并且在政策限制范围内，都可以报销.
由于大学遵循美国国税局定义的问责计划规则, 只有在规定的截止日期前提交的旅费才能得到报销.
法律要求
大学旅费报销政策旨在符合美国国税局的规定, GSA的指导方针, U. S. 公民及移民服务局条例, 以及美国与外国之间的税收协定. 进一步的资料可向应付帐款经理索取.
旅行授权
一般, 因公出差的旅客应事先获得其主管的批准. 主管和/或部门应: - 建立部门旅行的预先批准程序
- 确保所有的旅客都知道大学的政策方面
- 确保差旅费用符合学校政策
报销费用时，不需要附上旅行授权表格.
奖助金
由补助金或合同支持的差旅费将按补助金/合同条款或本政策规定的较低者报销. 研究办公室必须批准所有用于拨款的旅费报销. 由赠款或合同资助的旅行必须遵守赠款或合同的条款以及本政策的要求, 哪个限制更严格.
一般信息
学校只会报销旅行者在最短时间内为完成其商务目的而发生的费用, 一般不超过活动前一天和/或活动后一天. 如果商务旅行的任何部分被假期或其他个人事件延长, 旅行者应在旅行前获得主管的批准，并在计划旅行时提供从多家航空公司旅游网站打印的合理机票或其他成本比较. 如有需要，请参阅应付帐款网站了解有关此主题的进一步详情.
控制成本, 旅行者应尽可能提前购买经济舱机票，并以单一标准价格或通过会议提供的折扣价格预订酒店房间.
只有在物流不允许使用出租车或其他公共交通工具或有特殊情况时，才允许车辆租赁, 预先批准的租赁车辆的商业理由. 有关更多信息，请参阅本政策的租车部分.
与上述一般信息的偏差将需要预先批准和成本比较，以证明标准安排与实际安排之间的差异. 将为最具成本效益的安排提供费用报销, 哪些可能与实际费用不同.
超过50美元的任何费用须提供原始收据，除非该费用由每日津贴支付.
风险管理
该大学的 风险管理 办公室在其网站和网站上提供广泛的旅游相关信息 OU美联社&风险管理/保险. 每个大学旅行者或旅行者的大学赞助商有责任审查和熟悉风险管理资源中详细的程序和要求，并在旅行开始前采取适当的行动.
具体而言，请审阅以下有关的专题 风险管理 网站和 OU美联社&风险管理/保险:
- 国外旅行: 学校为教师提供保险, 工作人员, 以及因365英国上市官网事务出国旅行的学生, 或者作为出国留学课程或项目的一部分. 所有旅客必须在出发前15天通过风险管理网站在线注册. 如果在国外租用/租赁车辆, 当地保险必须在租赁时购买. 如果你不购买当地的保险，大多数国家都会处以罚款或监禁.
- 国内旅行:学校为因学校公务在国内旅行的教职员工提供保险. 大学只提供租赁/自有车辆的保险. 大学不赔偿员工车辆的实物损坏或损失, 任何索赔必须直接向雇员的个人保险公司提出.
- 疾病、受伤、意外和其他紧急情况: 如果您在旅行中遇到任何紧急情况，请查阅网站和/或联系风险管理. 所有因使用车辆执行大学业务而发生的意外，应立即报告风险管理部门.
运输
机票
所有航空公司和其他公共航空公司的大学官方旅行预订必须通过最低成本的安排，由旅行者自行决定. 应尽早购票，以获得最低的价格. 报销费用需要一份航班行程的副本，并必须附在运输附加费表上.
购买旅行取消保险和航空公司行李费可报销. 航空公司俱乐部的会费或费用不予报销.
未使用的机票只有经主管批准后方可报销. 发还款项的理由必须在工商业污水附加费表上注明.
使用私家车发还款项
大学将按照美国国税局确定的标准里程率报销使用个人车辆进行批准旅行的员工的里程, 可在WWW找到.国税局.政府，受以下限制.
里程率旨在涵盖所有校外商业使用车辆的费用，包括磨损, 保险和燃料. 大学的员工, 学生和志愿者在学校工作期间驾驶自己的车辆必须购买足够的个人汽车保险. 的 University does not cover physical damage or loss to employees’ vehicles; any claims must be filed directly with the employee’s personal insurance company.
根据IRS要求, 大学将报销员工从家到办公室正常通勤以外的实际行驶里程. 被安排在校外授课的教员，如果被要求当天在主校区授课，则有资格按照大学标准费率报销里程. 除了这种情况，教学里程被认为是通勤，将不报销. 有关此主题的更多细节，请参阅当前的教师合同. 在应付账款网站:OU旅行里程上有更多关于里程报销的详细信息，其中包括说明政策要求的场景.
以私人车辆代替航空运输的补偿，一般限于经济舱机票费用加上前往机场的往返里程等相关费用的较低者, 在目的地停车和提供接送服务, 与里程报销相比，包括任何停车费用或过路费. 开车到附近的目的地处理大学事务可能是有利的. 租一辆车比租一辆车更划算. 驾驶私家车. 协助决策过程，减少审批的行政要求, 在决定是开车还是租车还是开车时，请使用以下方法. 飞. - 如果目的地在密歇根州的任何地方，这是旅行者的选择.
- 如果目的地离校园350英里以内，这是旅行者的选择.
- 在某些情况下，在这个距离内, 取决于旅行时间的长短, 租一辆车可能比使用私家车或飞到目的地寻求里程报销更划算. 旅客有责任在合理的差额范围内选择最具成本效益的方案.
如果需要, 在应付账款网站上找到的驾驶/飞行/租金比较工作表以及其他详细信息，可用于协助做出此决定.
如果在特殊情况下，要求使用租赁或个人车辆的距离大于350英里半径(总行程700英里)，而不是通过航空公司旅行, 旅行者应在旅行前获得主管的批准，并在计划旅行时提供一份从多家航空公司旅游网站上打印出来的合理机票价格比较, 最好尽早达到最低的比率. 在所有租赁情况下, 本政策租赁车辆部分中讨论的要求将适用. 尽管有些人可能会发现使用MapQuest或其他类似的资源来表示他们的里程很有帮助, 该证并不会成为交通运输署申领里程发还的文件. 然而, 如果要求的里程有任何不正常的地方, 旅行者必须在TES的评论部分提供解释. 学期里程和/或当地校外里程每学期应按以下严格执行的截止日期提交一次报销: - 冬季学期里程截止日期为6月30日
- 夏季学期里程截止日期为10月31日
- 秋季学期里程截止日期为2月28日
租赁车辆
只有在更经济或业务需要，而不是为了个人方便的情况下，才会批准使用租赁车辆. 尽可能使用公共交通工具和/或公共运输工具代替租车.
如果部门不确定是否可以批准租赁车辆，应在旅行前与应付账款经理联系. 请参阅 “汽车服务、的士及穿梭巴士”一栏，可查询更多有关租车服务与巴士服务的资料. 航天飞机服务.
租赁车辆的商业用途说明必须附在工商业污水附加费表上. 请参阅应付账款网站上的任何大学的汽车租赁计划.
租车费用将只报销至最低的中型车费率. 租金和汽油费将得到报销. 旅行者在选择租车公司的加油方案之前，必须评估一下租车公司的加油价格是否比当地加油站的更划算. 车辆租赁公司所提供的服务，如GPS装置，如没有有效证件，将不获发还, 预先批准的商业用途.
为了支付租车费用，旅行者可以: 当保险方案不被接受时, 赞助这次旅行的大学部门将负责免赔额. 有关租车保险的问题，请联系风险管理部门. 风险管理办公室建议旅行者购买租车时提供的车辆租赁保险. 当保险方案不被接受时, 赞助这次旅行的大学部门将负责免赔额.
如果员工事先被批准驾驶自己的车辆，然后选择使用以员工自己的名义租用的车辆, 员工将获得较低的里程或租赁车辆及相关费用的报销.
汽车服务，出租车和班车
要求员工使用最具成本效益的地面运输方式. 在许多目的地，机场班车服务通常收费低廉或免费, 但是如果这种类型的服务不可用, 大学将报销员工往返机场的汽车服务或出租车的实际费用，以及在目的地与大学业务有关的旅行费用. 这些服务的小费不应超过标准的大学小费准则 应付账款 网站. 往返餐厅的出租车或其他个人附带旅行不报销.
如车辆是租用作个人使用，而大学的业务, 因此避免使用地面运输, 您可能会获得所使用服务的较低成本报销，或该地点可报销的最低成本公共交通的估算成本. 开车到当地机场的市内出发是不报销的，被认为是个人选择. 然而, 如果使用汽车服务而不是开车去机场, 您可以获得较低的服务成本或净里程和停车费的估算成本报销(请参阅应付账款网站，了解当前的停车费率限制)。.
租船服务
在某些情况下，包机是允许的. 看到 OU美联社&p# 1270公务旅行使用飞机 了解更多信息.
收费及停车
大学将报销员工的实际通行费和停车费，同时批准使用个人车辆或租赁车辆.
其他运输方式
火车票价或其他此类公共承运人服务将按此类运输的最低可获得长途客车价格报销.
餐
每日餐费和杂费(M&IE)
大学将报销旅费&IE按GSA确定的每日费率计算. 的 GSA查找 为米&IE分为三类: - 美国大陆(美国)
- 美国大陆以外(OCONUS), 包括夏威夷, 阿拉斯加和美国领土按地点的外国每日费率
- 按地点划分的外国每日费用
旅客将使用M&旅行日期的IE费率，作为在特定旅行地点的可报销餐费和杂费. 此外，大学将遵守以下GSA惯例: - 当使用M&即利率.
- 杂费包含在M&IE费率，不另行报销
- 旅行者参加的会议或其他活动提供的餐食将不包括在每日生活费报销中 GSA单餐 量
- 旅行的第一天和最后一天将按M的75%报销&即利率; a two day trip is reimbursed at 75% for each day
餐费报销需要过夜旅行.
一顿饭的费用比每日津贴高
膳食费用超过GSA M&IE费用不予报销.
举办
当一个旅行者招待大学的客人吃饭时, 这顿饭的报销要求将符合 OU美联社&p# 208商务伙食和招待费用. 招待餐将不包括在每日生活费的计算中，并且不受M&即利率.
住宿
学校将报销员工的单费率或会议费率住宿的实际费用(仅包括房费和适用税款)。. 雇员必须向TES提交酒店收据正本. 的 receipt must show itemized charges with a zero balance due; charge card 状态ments are not acceptable.
大学将不报销私人住宅房间的租金. 进一步的澄清可以在应付账款网站上找到.
与其他旅行者共用房间
当两个或两个以上的旅行者共用一个房间, 每位旅客只可在其工商业附加费申请表上申领住宿费用. 旅行者应提供对每次TES的安排的解释. 与非雇员共用房间
当旅客与其他非大学员工共享住宿设施时, 旅客将只按单人房的价格报销.
其他费用
会议费用
参加与在学校工作职位有关的会议的差旅人员将根据本政策报销相关差旅费用. 大学将向雇员报销会议的实际费用, 或在部门或合同津贴的限制下报销旅费.
会议费用可使用p卡或付款凭证(PV)直接提前支付给供应商。, 或由旅行者支付，随后将得到偿还. 为旅行者报销会议费用, 他们必须填写TES，并附上原始收据和会议宣传册. 该文件应包括业务目的, 日期和时间安排, 活动地点以及是否包括用餐(有时被称为“概览”或“概要议程”). 不需要完整的会议计划.
网络费用
出差时使用互联网的费用将报销.
个人支出
大学只报销与大学业务有关的费用. 干洗等费用, 服装, 娱乐, 购买药品或其他非商务旅行所需的费用不予报销. (有关洗衣的详情，请参阅“国外旅游”一节).
预计旅行路线将严格按照旅行的商务要求进行规划. 当旅行包括家庭成员或其他非雇员时, 与旅行中个人部分有关的所有费用必须排除在报销请求之外. 销售税
该大学免征密歇根州销售税，并可能有资格在其他州免税. 旅客应随身携带一份 OU免税状态信 并在旅行时随身携带. 除密歇根免税外，有关免税的信息可以在 助理副总裁和财务总监网站的税务合规部分.
国外旅行
餐费和杂费
学校将报销外国旅游费用&IE基于美国.S. 国务院外交部长&按旅行天数计算的IE费率. M&IE比率在 U.S. 国务院 网站. 饭费和杂费不需要收据.
住宿
对于国外旅行，旅行者将获得住宿的实际费用报销，最高可达美国.S. 国家住宿部每日费率. 必须提供分项收据.
洗衣
在国外旅行超过7(7)天的洗衣和干洗费用将得到报销.
收据
住宿收据明细, 运输, 会议费用和其他业务费用超过50美元.
外汇货币成本
学校将报销有文件证明的外币兑换费用. 旅行者必须以美元提交报销申请，不能使用其他货币.
大学嘉宾
大学的客人或代表大学前往大学须遵守大学的问责计划. 任何超出“责任计划”规定所允许的或没有原始收据的差旅费用的支付或报销，都应作为客人的应税收入.
根据访问的商业目的和他们进入美国的签证类型，大学的外国访客可能有资格获得差旅费用报销.S. 大学需要签证复印件, 国土安全部的I-94表格, 入境/离境记录(适用于持签证的非移民访客), 以及护照来证明TES的声明. 为了避免问题, 在外国游客进入美国之前，与应付账款经理一起审核预计外国游客旅行费用的细节.S. 员工招聘 未来雇员及其家属的旅行必须得到适当的雇用当局的批准，以便报销. 报销批准的旅行费用，如交通费, 酒店, 在招聘过程中产生的餐费也不应向未来的员工征税. 未来的员工不在大学旅游保险范围内. 一旦工作机会被接受, 旅行费用被认为是“搬家费用”(见 政策257搬家费用). 以“移动身份”旅行的费用必须符合大学的旅行政策.
付款
采购卡
大学p卡可用于支付旅行的所有费用 除了餐费和杂费. 旅行费用可以用p卡预付，也可以在旅行期间用p卡支付. 经常旅行的人应该在与部门领导审查需求后考虑申请p卡.
看到 OU美联社&采购卡 和 OU美联社&p1000采购 了解更多信息.
通过付款凭证提前付款
旅行费用应尽可能用p卡支付. 如果不能使用p卡，那么在旅行日期之前支付的差旅费用可以使用PV或, 由旅行者从个人资金中预付，并在旅行结束后由TES报销. 发还款项时，须提供证明有关开支的分项收据正本. 尽可能使用大学p卡. 用个人资金支付旅行费用, 除了个人餐费，这是由M&IE.
旅行之前
员工可以为运动队申请旅行预支, 学生团体或外国旅游，以支付有资格报销但不能合理地记入大学p卡或通过其他标准付款方式支付的费用.
预支国内旅游费用，包括预付M&IE将不被允许.
预支款项不得在旅行前7(7)天以上开具，且不得超过旅行期间预计发生的可报销费用. 最低预支金额是250美元. 超过1 000美元的预支款项需经应付账款经理批准.
旅行被取消或推迟时, 员工必须立即偿还旅行预支款，并且不得使用预支款支付重新安排的旅行. 如果行程被重新安排，将会有新的预支.
旅行预付款接受和还款协议
要求预支的员工必须签署一份旅行预支接受和还款协议. 这是一份正式的协议，记录了员工对大学的个人责任，并授权大学在规定的截止日期前扣除未支付的任何资金. 员工可以从应付账款中获得旅行预付款接受和还款协议.
大学不会给在以前的旅行中有突出预付款的员工发放预付款.
不遵守提前旅行程序和截止日期的员工可能会失去他们的提前旅行特权. 应付账款经理决定旅行预支的资格.
获得预付款:
出发前至少四(4)个工作日, 员工的主管或指定人员必须向advance@oakl和发送授权预支的电子邮件.Edu和cashiers@oakl和.edu. 电子邮件的主题必须包括旅行者的名字，电子邮件必须包含以下信息: - 旅客姓名
- 旅游目的地及目的
- 旅行日期
- 须缴付的款项
- 预支金额
- 预支预算细目
- 解释为什么不能通过大学批准的其他方式支付费用
主管批准预支款项，应付帐款确认批准后, 旅行者必须填写一份旅行预付款接受和还款协议. (有关此程序的详情，请参阅应付帐款网页). 在旅行者将表格提交给大学出纳办公室以接收所需资金之前，旅行者和应付账款需要填写表格.
只有员工可以要求预支旅费. 如果学生或团队旅行需要预支, 雇员必须申请预支，雇员须负责偿还工商业污水附加费，并妥善核算有关开支.
预付款项的偿还
解释预付款的原因, 旅行者应在旅行返回后的15天内向主管或部门提交填妥的TES. 如果预支金额超过工商业附加费的金额, 旅客必须在返程后15天内到大学出纳处支付差额.
未能在此截止日期前完成，可能会导致预支的全部金额被扣除.
报销
差旅开支摘要(工商业污水附加费)
旅行费用表是一份完整的旅行费用分项核算. 如果大学资金用于支付旅行活动的任何部分, 无论是否欠旅行者报销，旅行者都必须填写TES. 旅行者必须按照部门程序向其主管或部门提交完整的TES，以便在旅行完成后60(60)个日历天内批准并提交给a /P.
未能满足规定的截止日期可能导致旅费报销成为旅行者的应税收入.
旅行者的主管或上级主管必须批准TES和任何其他与旅行相关的付款. 下属在任何情况下都不得批准上级的差旅费报销. 旅行者的主管和授权的基金签署人都不能授权批准TES报销旅行者的责任.
签署工商业污水附加费, 审批人正在确认所要求的报销符合大学的旅行政策, 工商业污水附加费适当反映所有与旅行有关的费用, 及所有所需的证明文件均附于工商业污水附加费表内. 一份完整的工商业测试须包括以下所有内容: - 旅行者签署并注明日期的完整TES电子表格, 旅行者的主管和授权的基金签字人(如果主管不是授权的基金签字人)
- 任何预付款文件的副本，如PV和相关备份
- 用大学p卡支付的所有费用收据的复印件
- 住宿、交通和会议费用的原始分项收据
- 超过50美元的其他与旅行有关的费用的原始分项收据
- 会议或会议议程:包括商业目的, 日期和时间安排, 活动地点，是否包括餐费, (有时称为“概览”或“概要议程”). 不需要完整的会议计划.
- 出租车辆的经营目的说明(如有)
- 填写并批准PV表格, 如果适用的话, 和/或分项用餐收据, 如果与招待有关(这将包括任何信用卡汇总收据和显示餐点的详细收据).
如果使用p卡而没有提供明细收据, 大学可向持卡人收取费用.
报销将只通过直接存款支付给员工. 如果发现员工没有通过直接存款从应付账款中获得报销, 报销将推迟到他们成立之后.
工商业污水附加费及有关说明载于应付帐款网页.
联系信息
有关本政策的任何问题，可直接向应付账款分机4395或payables@oakl和.edu.
工商业污水附加费表格可透过校园邮寄至:
应付账款
121B西范登堡大厅 |
